Comment bien briefer une agence événementielle ?

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Brief agence événementielle

Certains évènements sont d’une telle importance qu’il est quasi impératif de solliciter l’aide d’une agence événementielle pour les réussir parfaitement. Si ces structures sont très efficaces et performantes à cet effet, il faut avant tout bien les briefer afin que le rendement soit en adéquation avec votre vision de l’évènement. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à le faire convenablement. Focus !

Quels sont les éléments que doit impérativement contenir le brief événementiel ?

Aussi appelé cahier de charges ou appel d’offres plus généralement, le brief est un document écrit regroupant toutes les informations nécessaires à l’agence pour donner vie à l’évènement selon vos préférences. Il peut s’agir d’un simple mail ou d’un document plus long bien détaillé. Dans tous les cas, certaines rubriques devront impérativement figurer sur ce dernier. Découvrons-les !
  • Le type ou le format de l’évènement : ici, il faudra à l’évidence mentionner le type d’évènement (conférence, séminaire, anniversaire, inauguration, etc.) que vous souhaitez organiser. Cette rubrique doit aussi comprendre des détails comme la durée, le thème et le contexte de l’évènement.
  • La présentation de votre entreprise ou de votre organisation : une présentation brève des missions, de la vision, des valeurs, de la hiérarchie, du management et du fonctionnement de la structure rendra votre brief plus explicite et permettra à l’agence d’organiser l’évènement en respectant vos standards et en l’optimisant pour votre structure.
  • Les objectifs et la cible de l’évènement : il faudra indiquer ici à votre agence l’objectif principal de votre évènement, le message que vous souhaitez faire passer et éventuellement les objectifs spécifiques. À cela, il faudra annexer votre public cible afin que l’évènement soit optimisé pour ce dernier par l’agence.
  • Le budget : qu’il soit trop menu ou trop juste, il faut toujours communiquer votre budget à l’agence afin qu’elle puisse faire une proposition adaptée à vos moyens.
  • Les détails propres au déroulement même de l’évènement : ici, n’oubliez pas de mentionner le programme, les options de transport et d’hébergements, la date et le lieu de l’évènement et éventuellement d’autres détails spécifiques à votre évènement.

Comment conduire la collaboration à partir du brief ?

Tout d’abord, il est recommandé de soumettre votre brief à plusieurs agences pour avoir plusieurs propositions afin de choisir la meilleure. Le mieux dans le doute est de se tourner vers les agences bien expérimentées, à l’instar de Port Rambaud, votre agence événementielle à Lyon. Ensuite, assurez-vous que la proposition que vous recevez est en harmonie parfaite avec votre brief ; les plus petits détails méritent une attention particulière. Aussi, est-il fortement recommandé d’organiser au-delà du document une ou plusieurs séances physiques avec l’agence afin de bien peaufiner chaque détail pour un briefing parfait.

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